E-mail instellingen in WooCommerce

Je WooCommerce webshop kan op verschillende momenten e-mails versturen. Dit kan naar een klant zijn, maar ook naar jezelf (de website-eigenaar).

WooCommerce bevat de volgende e-mail notificaties die je in- of uit kunt schakelen:

• Nieuwe bestelling (voor website-eigenaar)
• Geannuleerde bestelling (voor website-eigenaar)
• Bestelling in behandeling (voor klant)
• Bestelling afgerond (voor klant)
• Klantfactuur (voor klant)
• Klantnotitie (voor klant)
• Wachtwoord opnieuw instellen (voor klant)
• Nieuw account (voor klant)

Zoals je ziet zijn dit aardig wat e-mails die verstuurd kunnen worden en in dit artikel gaan we wat dieper in op deze e-mails en de instellingen. Daarnaast kun je ook lezen hoe je ervoor kunt zorgen dat je vanuit WordPress een e-mailsjabloon kunt bewerken.

E-mailopties

Wanneer je de e-mails volledig naar wens wilt instellen kun je naar “WooCommerce -> Instellingen -> e-mails” gaan. Je zal dan direct onderstaande instellingen zien staan.

Je kunt hier een naam en e-mailadres invullen die als afzender te zien zijn bij alle mails die naar klanten worden verzonden. Wanneer je iets verder naar beneden kijkt zal je ook de instellingen voor het standaard e-mailsjabloon zien staan.

Je kunt hier zelf een headerafbeelding toevoegen die in alle mails verschijnt en een eigen e-mail footertekst maken. Verder kun je ook nog de basiskleur, achtergrondkleur, e-mailbericht achtergrondkleur en tekstkleur aanpassen, zodat de mails volledig passen bij de kleuren van het design van je website.

Indien je vervolgens wilt bekijken hoe een mail eruit ziet kun je op “Klik hier om je e-mailtemplates te bekijken” klikken.

Nieuwe bestelling e-mail

Bij “Nieuwe bestelling” kun je de instellingen aanpassen van alle mails die je zelf als website-eigenaar krijgt indien er een nieuwe bestelling geplaatst is.

Je hebt als eerste de mogelijkheid om aan te geven of je de e-mails wel of niet wilt ontvangen en indien dit het geval is kun je aangeven naar welk mailadres het verstuurd moet worden (indien het niet de standaard mailadres is) en kun je het onderwerp, e-mailkop en e-mail type aanpassen.

Geannuleerde bestelling

Wanneer een bestelling geannuleerd wordt nadat deze eerst op “wacht op verwerking” of “in de wacht” heeft gestaan, kun je ook een mail ontvangen.

Bij de instellingen kun je eigenlijk precies hetzelfde aanpassen als bij nieuwe bestellingen. Je kunt aangeven naar wel e-mailadres de mail verzonden moet worden en je kunt het onderwerp, e-mailkop en e-mail type wijzigen.

Bestelling in behandeling

Wanneer een klant zijn of haar bestelling betaald heeft wordt de bestelstatus door WooCommerce op “in behandeling” gezet en kun je ervoor kiezen om de klant ook direct een mail te sturen met informatie over de bestellingen.

Voor je klant is het altijd fijn om een extra bevestiging te krijgen dat alles goed is gegaan en daarom is het aan te raden om deze e-mail in te schakelen.

Verder kun je zoals je hierboven ziet niet veel bijzonders aanpassen, alleen het onderwerp, e-mailkop en e-mail type.

Bestelling afgerond

Wanneer je een bestelling hebt verzonden kun je in WooCommerce aangeven dat de bestelling is afgerond. Je kunt ervoor kiezen om je klant hiervan op de hoogte te brengen door deze e-mail notificatie in te schakelen.

Voor de verandering kun je bij bestelling afgerond naast het onderwerp, e-mailkop en e-mail type ook nog wat meer aanpassen. Wanneer je downloadbare producten verkoopt via je webwinkel kun je hier een apart onderwerp en e-mailkop voor maken.

Verder zou je ervoor kunnen kiezen om bijvoorbeeld bij het standaardonderwerp aan te geven dat de bestelling verzonden is in plaats dat de bestelling afgerond is. Dit geeft net wat meer duidelijkheid.

Klantfactuur

In WooCommerce heb je de mogelijkheid om een klantfactuur te sturen naar een klant. Het is echter handiger om op een andere manier facturen te versturen of de e-mailtemplate aan te passen, want de klant krijgt met de standaard klantfactuur van WooCommerce alleen de bestelinformatie en betaallinks zien.

Er zullen dus niet de benodigde gegevens opstaan die verplicht zijn op een factuur in Nederland. Op de website van de belastingdienst kun je bekijken welke gegevens verplicht zijn.

Wanneer je toch de klantfactuur wilt versturen kun je de bovenstaande velden wijzigen. Het gaat wederom om het onderwerp, e-mailkop en e-mailtype. Daarnaast kun je voor niet-betaalde bestellingen een ander onderwerp en kop gebruiken als voor betaalde bestellingen.

Klantnotitie

Je hebt altijd de mogelijkheid om een klantnotitie toe te voegen bij een bestelling. Wanneer je wilt dat de klant op de hoogte gebracht wordt van de notitie kun je klantnotities inschakelen.

Je kunt bij klantnotitie het onderwerp, e-mailkop en e-mail type wijzigen. Zo is het wellicht handiger om in plaats van “Notitie toegevoegd aan uw bestelling” een onderwerp of kop als “Nieuwe informatie over uw bestelling” te gebruiken.

Wachtwoord opnieuw instellen

Wanneer een klant een gebruikersaccount heeft aangemaakt omdat hij of zij bijvoorbeeld in de toekomst niet telkens opnieuw alle gegevens wilt invullen, dan kun je ook een e-mail notificatie inschakelen wanneer de klant zijn of haar wachtwoord is vergeten en dit opnieuw wilt instellen.

Verder is het bij de instellingen wederom een kwestie van even kijken of het onderwerp, e-mailkop en e-mail type voldoet aan je wensen en anders kun je het hier aanpassen.

Nieuw Account

Wanneer een klant een gebruikersaccount aanmaakt, dan kun je de klant hier ook nog een e-mail over sturen.

Wanneer je deze notificatie wilt inschakelen hoef je verder alleen nog maar even te kijken of het onderwerp, e-mailkop en e-mail type goed staat.

Hoe kun je e-mailsjablonen aanpassen?

WooCommerce maakt gebruik van standaard e-mailsjablonen. Wanneer je bepaalde standaard e-mails wilt aanpassen, dan zal je dus een e-mailsjabloon moeten bewerken.

WooCommerce maakt dit je gelukkig niet heel lastig om een sjabloon te bewerken, maar je moet wel enige technische kennis hebben wil je bepaalde dingen echt kunnen wijzigen.

Om een e-mail aan te passen moet je naar de desbetreffende e-mailinstelpagina gaan, bijvoorbeeld nieuwe bestelling, om als eerste het huidige bestand dat hiervoor gebruikt wordt te overschrijven. Je doet dit door op de instelpagina naar het kopje HTML-sjabloon te gaan en dan te klikken op “bestand naar thema kopiëren”.

Het bestand dat voor al deze e-mails gebruikt wordt komt na het klikken op de knop in je eigen thema te staan en wordt vervolgens gebruikt in plaats van het originele bestand.

Wanneer je het sjabloon naar je thema gekopieerd hebt kun je op “sjabloon bekijken” klikken om het volgende zien:

Je hebt hier de mogelijkheid om in de code aan te passen wat je wilt aanpassen om te zorgen dat het e-mailsjabloon volledig naar wens is.

Het e-mailsjabloon staat na het kopiëren tevens in de map van het thema dat je gebruikt. Je zou het bestand dus eventueel ook kunnen aanpassen op je eigen computer met een source code editor als Notepad++ (Windows) of Espresso (Mac).

Help, de WooCommerce e-mails worden niet verzonden

Het kan voorkomen dat je website de mails die WooCommerce hoort te verzenden niet aankomt bij je klant. Dit kan verschillende oorzaken hebben, zoals dat de ipv6 configuratie niet goed staat (indien je hier gebruik van maakt), de serverinstellingen niet helemaal goed staat of weer iets heel anders.

Natuurlijk wil je dit zo snel mogelijk opgelost hebben, zodat je klanten weer bevestigingsmails ontvangen van de bestelling.

Om het op te lossen zou je jouw hostingprovider een mailtje kunnen sturen met de vraag of alles wel goed ingesteld staat, maar er is ook nog een andere oplossing.

Zo zou je gebruik kunnen maken van Sendgrid. Meer hierover kun je in het volgende artikel lezen: De oplossing voor WordPress mails die niet verzonden worden.